Em uma empresa que depende de tecnologia para praticamente toda a operação, perder produtividade nem sempre significa ter uma equipe desorganizada.
Muitas vezes, o problema está na própria rotina de TI: chamados recorrentes, equipamentos lentos, acessos mal gerenciados, falta de padronização e ausência de manutenção preventiva.
São problemas que parecem pequenos quando analisados isoladamente, mas que podem consumir várias horas de trabalho ao longo do mês.
Por isso, melhorar a produtividade da equipe também passa por ter uma infraestrutura de TI mais organizada.
Veja cinco hábitos que podem estar prejudicando a rotina da sua empresa.
1. Resolver o mesmo problema de TI várias vezes
Um computador perde acesso à rede.
O técnico resolve. Alguns dias depois, acontece novamente.
A solução é aplicada mais uma vez, mas ninguém investiga por que o problema continua acontecendo.
Esse é um exemplo clássico de uma TI excessivamente reativa.
Resolver o chamado não significa resolver o problema
Quando a equipe de suporte trabalha apenas apagando incêndios, boa parte do tempo é utilizada em ocorrências que poderiam ter sido eliminadas definitivamente.
Registrar incidentes recorrentes, identificar suas causas e adotar ações corretivas reduz a quantidade de chamados e melhora a disponibilidade dos recursos de TI.
2. Deixar a manutenção para quando algo parar de funcionar
Esperar um computador apresentar defeito, um servidor ficar indisponível ou a rede começar a falhar para somente então realizar uma intervenção é um hábito que custa caro.
Além do tempo necessário para solucionar o problema, existe o período em que os colaboradores ficam impossibilitados de trabalhar normalmente.
Manutenção preventiva reduz interrupções
Acompanhamento do desempenho dos equipamentos, atualizações, monitoramento da infraestrutura e substituição planejada de dispositivos ajudam a identificar problemas antes que eles afetem a operação.
Na prática, algumas horas de manutenção planejada podem evitar muitas horas de indisponibilidade inesperada.
3. Não padronizar computadores, sistemas e configurações
Cada computador utiliza uma versão diferente de software.
Alguns usuários salvam arquivos localmente, outros utilizam a nuvem.
As permissões são configuradas individualmente e ninguém sabe exatamente quais equipamentos estão ativos.
Esse cenário torna qualquer suporte mais demorado.
Padronização facilita a gestão de TI
Ter padrões para instalação de softwares, criação de usuários, configuração de máquinas, armazenamento de arquivos e permissões permite que problemas sejam diagnosticados com mais rapidez.
Além de melhorar a produtividade, a padronização também facilita atualizações, substituição de equipamentos e aplicação de políticas de segurança.
4. Trabalhar sem documentação da infraestrutura
Onde estão os acessos administrativos?
Qual equipamento utiliza determinado endereço de rede?
Quem possui acesso a cada sistema?
Quando determinado computador foi adquirido?
Existe backup daquela máquina?
Quando essas respostas dependem da memória de uma única pessoa, existe um problema.
Documentação economiza tempo no suporte
Uma infraestrutura bem documentada permite localizar informações rapidamente e reduz a dependência de conhecimento individual.
Inventário de equipamentos, usuários, licenças, configurações, procedimentos e informações sobre a rede devem fazer parte da gestão de TI.
Isso também facilita muito o atendimento quando ocorre uma falha ou quando um novo profissional precisa assumir determinada demanda.
5. Ignorar pequenos problemas relatados pelos usuários
“Meu computador está um pouco lento.”
“A internet cai de vez em quando.”
“Esse sistema demora para abrir.”
Como ainda é possível trabalhar, essas situações costumam ser adiadas.
O problema é que pequenas falhas repetidas diariamente podem representar uma perda significativa de produtividade.
O impacto deve ser analisado no conjunto
Imagine que um colaborador perca apenas 10 minutos por dia esperando sistemas carregarem ou tentando resolver pequenas falhas.
Em aproximadamente 22 dias úteis, são mais de três horas perdidas.
Agora multiplique isso por 10, 20 ou 50 colaboradores.
Por esse motivo, problemas aparentemente simples de infraestrutura também precisam ser acompanhados.
Uma TI organizada trabalha antes do problema aparecer
Uma boa gestão de TI não deve ser medida apenas pela velocidade com que um técnico resolve um chamado.
O objetivo é criar um ambiente em que menos chamados precisem acontecer.
Monitoramento, manutenção preventiva, documentação, padronização e acompanhamento da infraestrutura ajudam a reduzir falhas e tornam o trabalho de toda a empresa mais fluido.
A GS Tecnologia DF atua no suporte e na gestão de ambientes de TI, ajudando empresas a manter sua infraestrutura organizada, segura e disponível para a operação.
