Planilhas, sistemas de gestão, e-mails, plataformas de vendas, ferramentas financeiras, arquivos na nuvem, históricos de atendimento.
Mesmo uma empresa de pequeno ou médio porte pode produzir diariamente uma quantidade considerável de informações.
O problema não está necessariamente no volume.
A dificuldade começa quando a empresa produz mais dados do que consegue organizar, proteger e transformar em informação útil.
Quando isso acontece, dados que deveriam apoiar decisões passam a gerar retrabalho, lentidão e até riscos para a operação.
Ter muitos dados não significa ter informação
Existe uma diferença importante entre armazenar dados e conseguir utilizá-los.
Imagine uma empresa que possui informações comerciais no CRM, dados financeiros em um sistema de gestão, documentos e controles internos espalhados por diferentes planilhas.
Os dados existem. Mas quanto tempo seria necessário para responder perguntas relativamente simples, como:
- Qual produto ou serviço apresentou maior crescimento nos últimos meses?
- Quais clientes deixaram de comprar?
- Qual foi a evolução real do faturamento?
- Quais contratos estão próximos do vencimento?
- Onde estão os principais gargalos da operação?
Se essas respostas exigem consultar vários sistemas, cruzar planilhas manualmente ou depender de uma pessoa específica para localizar informações, existe um problema de gestão de dados empresariais.
O custo dos dados desorganizados aparece na rotina
A desorganização nem sempre provoca uma grande falha imediatamente.
Normalmente, ela aparece em pequenos problemas recorrentes.
Arquivos duplicados, versões diferentes da mesma planilha, documentos difíceis de localizar, informações desatualizadas e relatórios produzidos manualmente são alguns exemplos.
O retrabalho é um dos primeiros sinais
Quando colaboradores precisam inserir a mesma informação em sistemas diferentes ou montar relatórios repetidamente, parte do tempo da equipe deixa de ser utilizada em atividades realmente produtivas.
Além disso, quanto maior a manipulação manual dos dados, maior a possibilidade de inconsistências.
A segurança também entra nessa conta
Outro ponto crítico é saber onde os dados da empresa estão armazenados e quem possui acesso a eles.
Informações distribuídas entre computadores, contas pessoais, dispositivos externos e serviços diferentes dificultam o controle de acesso, backup e recuperação.
Por isso, gestão de dados também precisa ser tratada como parte da estratégia de segurança da informação.
Como saber se sua empresa perdeu o controle dos dados?
Alguns sinais são bastante objetivos:
- existem várias versões do mesmo arquivo;
- relatórios dependem de consolidação manual;
- localizar determinadas informações demora mais do que deveria;
- colaboradores mantêm controles paralelos em planilhas;
- diferentes setores apresentam números divergentes sobre o mesmo indicador;
- não existe clareza sobre quem pode acessar determinados documentos;
- backups não são realizados ou testados regularmente.
Um ou outro desses problemas pode parecer pequeno.
Quando vários acontecem simultaneamente, porém, normalmente indicam que a estrutura de TI não acompanhou o crescimento da operação.
Centralização não significa colocar tudo no mesmo lugar
Um erro comum é acreditar que organizar os dados significa simplesmente migrar todos os arquivos para uma única plataforma.
É necessário entender quais informações a empresa produz, onde elas devem ficar, quem precisa acessá-las, por quanto tempo devem ser armazenadas e como serão protegidas.
Dependendo da operação, isso pode envolver armazenamento em nuvem, servidores, integração entre sistemas, políticas de acesso, rotinas de backup, ferramentas de colaboração e soluções de Business Intelligence (BI).
O objetivo não é acumular tecnologia.
É criar uma estrutura em que a informação circule de maneira controlada e possa ser encontrada quando realmente for necessária.
Dados bem gerenciados melhoram a tomada de decisão
Quando a infraestrutura está organizada, relatórios deixam de ser apenas registros do que já aconteceu.
Eles passam a mostrar tendências e apoiar decisões comerciais, financeiras e operacionais.
Isso permite, por exemplo, acompanhar indicadores com maior frequência, identificar mudanças no comportamento dos clientes e perceber problemas antes que eles tenham impacto significativo no negócio.
É nesse ponto que a gestão de dados deixa de ser apenas uma questão técnica e passa a ter impacto direto na gestão da empresa.
Sua estrutura de TI acompanha o volume de informações da empresa?
Quanto mais uma empresa cresce, maior tende a ser a quantidade de dados produzidos.
A GS Tecnologia DF auxilia empresas na organização e evolução de seus ambientes de TI, buscando estruturas mais seguras, integradas e adequadas à rotina de cada negócio.
Se hoje encontrar uma informação importante demora mais do que deveria, gerar um relatório exige trabalho manual demais ou ninguém sabe exatamente onde determinados dados estão armazenados, talvez o problema não seja falta de informação.
Pode ser justamente o contrário: sua empresa já possui dados demais para a estrutura que utiliza atualmente.
